Od rezervace po  UbyPort. Plně automaticky.

Best Guest je platforma, která automatizuje registraci hostů, hlášení do UbyPortu, vedení domovní a evidenční knihy i správu místních poplatků pro ubytovatele v České republice.

Ne, Best Guest není PMS systém — zaměřuje se výhradně na registraci hostů a legislativní povinnosti, nikoli na ceny, dostupnost nebo synchronizaci prodejních kanálů.

UbyPort je oficiální systém pro hlášení cizinců Policii České republiky. Ubytovatelé mají povinnost údaje o zahraničních hostech prostřednictvím tohoto systému evidovat.

Ano — Best Guest automaticky importuje rezervace z Airbnb, Booking.com a většiny channel managerů a PMS systémů, a u rezervací z veřejných rezervačních odkazů může zároveň bez ručního zásahu odeslat registrační formuláře a zahájit online check-in.

Ano — Best Guest nenahrazuje channel manager ani PMS systém, ale funguje souběžně s nástroji jako Guesty, Cloudbeds nebo Beds24 a zaměřuje se na registraci hostů a legislativní povinnosti namísto rezervací, cen nebo distribuce. Rezervace se automaticky importují z Guesty, Cloudbeds, Beds24 a dalších podporovaných systémů. Best Guest následně zajistí online check-in, sběr údajů o hostech, automatické hlášení do UbyPortu, vedení domovní a evidenční knihy a výpočet místních poplatků. Díky tomu můžete zachovat svůj stávající provozní software a současně odstranit veškerou ruční administrativu spojenou s registrací hostů a zákonnými evidencemi.

Ano — Best Guest domovní i evidenční knihu vede automaticky a uchovává je připravené pro případnou kontrolu.

Ano — digitální registrace hostů je v České republice platná, pokud zahrnuje digitální podpis a kompletní auditní stopu, což Best Guest splňuje.

Ne — hosté si nemusí instalovat žádnou aplikaci, registraci dokončí přímo v prohlížeči po obdržení bezpečného odkazu.

Pokud už máte IČO, přístup do UbyPortu a registraci k místním poplatkům ve své obci, zvládnete zprovoznění Best Guest obvykle během méně než jedné hodiny. Pokud některou z těchto registrací ještě nemáte, je nejprve potřeba ji vyřídit a počkat na potvrzení od příslušných úřadů. S registrací do UbyPortu i nastavením místních poplatků vám rádi pomůžeme, aby byl celý proces co nejrychlejší a bez zbytečné administrativy.

Best Guest automaticky připomíná hostům nedokončenou registraci a zároveň vás upozorní na chybějící údaje. V administraci navíc přehledně vidíte stav každé rezervace, takže případné problémy odhalíte včas a můžete registraci dokončit při příjezdu.

Poté, co hosté dokončí online registraci a vy zkontrolujete jejich údaje, Best Guest automaticky zformátuje a odešle data přímo do UbyPortu přes oficiální API rozhraní bez nutnosti ručního přepisování.

Best Guest automaticky vypočítává místní poplatky z pobytu na základě údajů o hostech, zohledňuje osoby osvobozené od poplatku a pomáhá vám neplatit více, než skutečně musíte. Současně vytváří přehledné reporty a podklady požadované obecními úřady.

Právní odpovědnost za správnost dat nese vždy hostitel. Best Guest funguje jako pomocný automatizační nástroj: můžete data kontrolovat ručně nebo povolit automatické dokončování (kde aktivací funkce přebíráte plnou odpovědnost za automaticky odeslané záznamy).

Ne — Best Guest nesbírá fotografie dokladů. Online formulář před příjezdem sbírá adresní údaje, zákonem vyžadované informace a digitální podpis hosta.

Best Guest nabízí dva cenové modely: platbu za jednotlivé dokončené check-iny bez paušálu, nebo měsíční či roční předplatné s neomezeným počtem formulářů na nabídku — oba zahrnují kompletní funkcionalitu bez skrytých příplatků.

Best Guest se propojuje s Guesty, Hostaway, Smoobu, Lodgify, Cloudbeds, Mews, SiteMinder, Avantio, Beds24, Hostfully, Hostify, Uplisting, Tokeet, OwnerRez, iGMS, Rentals United, Sirvoy, RMS Cloud, eviivo, Guestline, Little Hotelier, Zeevou a Amenitiz, a přímo také s OTA kanály Airbnb, Booking.com, Expedia, VRBO, Agoda a Trip.com. Návody k nastavení najdete na stránce integrací.

Best Guest importuje vaše rezervace z rezervačních kanálů nebo channel manažerů, pošle každému hostovi zabezpečený odkaz k online check-inu před příjezdem a po ověření pobytu automaticky odešle požadované hlášení do UbyPortu.

Ano — Best Guest můžete začít používat ještě před dokončením registrace do UbyPortu, a jakmile získáte přístupové údaje, pomůžeme vám automatické hlášení zprovoznit.

Best Guest uchovává data po zákonem požadovanou dobu a umožňuje jejich export kdykoliv během archivace. Po uplynutí retenční lhůty jsou data bezpečně odstraněna v souladu s platnými předpisy.

Ne — hosté mohou registraci dokončit buď před příjezdem, nebo přímo při příjezdu, byť vyplnění předem výrazně zrychlí proces a pomůže odhalit chybějící údaje včas.

Hosté mohou registrační formuláře vyplňovat ve svém preferovaném jazyce. Best Guest automaticky přizpůsobí rozhraní tak, aby byl proces co nejjednodušší pro domácí i zahraniční návštěvníky.

Ano — Best Guest chrání údaje hostů šifrovanou komunikací, auditními záznamy a řízením přístupových práv v souladu s GDPR a českými právními předpisy.

Domovní a evidenční kniha jsou zákonem vyžadované evidence vedené ubytovateli v České republice. Obsahují údaje o hostech, pobytech a souvisejících povinnostech. Best Guest obě knihy automaticky spravuje a připravuje je pro případné kontroly i exporty.

Best Guest není PMS systém. Nespravuje ceny, dostupnost, distribuci nabídek ani revenue management. Zaměřuje se výhradně na registraci hostů, online check-in, hlášení přes UbyPort, zákonné evidence a legislativní povinnosti.

Ano — Best Guest funguje pro jednotlivé apartmány, penziony, hotely i správce větších portfolií, a všechny rezervace, registrace hostů i zákonné evidence můžete spravovat z jednoho rozhraní.

Ano — domovní knihu, evidenční knihu, přehledy místních poplatků i další záznamy můžete kdykoliv exportovat pro kontrolu, obecní úřad, cizineckou policii nebo vlastní archiv.

Best Guest automaticky kontroluje povinná pole a upozorňuje hosty na chybějící informace. Pokud registrace vyžaduje pozornost, její stav se přehledně zobrazí v administraci a host obdrží automatickou připomínku k doplnění údajů. Ubytovatel má zároveň možnost všechny údaje ručně upravit nebo doplnit přímo v administraci. Konečná kontrola a potvrzení správnosti údajů tak vždy zůstává na straně provozovatele ubytování.

Ano — hlavní host může ostatní spolucestující pozvat k samostatnému vyplnění údajů, nebo je vyplnit za ně přímo; Best Guest podporuje oba způsoby.

Ano — Best Guest můžete začít používat pro nové rezervace bez nutnosti převádět historické záznamy, a pokud budete chtít starší data importovat později, rádi pomůžeme.

Před ukončením služby si můžete kdykoliv exportovat své záznamy a zákonné evidence. Vaše data zůstávají po dobu stanovenou podmínkami bezpečně dostupná a přenosná.

Ano — Best Guest si můžete zdarma vyzkoušet po dobu 14 dnů bez dlouhodobého závazku a kdykoliv zrušit.

Best Guest podporuje správce více objektů i externí správce nemovitostí. Přístupová práva a přehledné rozhraní umožňují efektivní správu větších portfolií.

Ne — hosté nemusí instalovat aplikaci ani si vytvářet účet; stačí otevřít bezpečný odkaz, vyplnit údaje a potvrdit registraci v prohlížeči.

Ne — hosté mohou registrační údaje vyplnit ještě před příjezdem, takže je můžete předem zkontrolovat v administraci; za správnost a zákonné vedení evidencí ale vždy odpovídá provozovatel ubytování. Ubytovatel má zároveň možnost všechny údaje ručně upravit nebo doplnit přímo v administraci.

Best Guest průběžně sleduje změny českých předpisů týkajících se registrace hostů, UbyPortu a místních poplatků. Aktualizace systému provádíme automaticky, takže nemusíte ručně upravovat formuláře ani procesy při změnách legislativních požadavků.

Ano — Best Guest funguje stejně dobře pro jeden apartmán i pro desítky či stovky nabídek, takže můžete začít v malém a později růst bez změny procesů nebo softwaru.

Pomůžeme vám s prvotním nastavením, propojením integrací i registrací do UbyPortu nebo místních poplatků. Naším cílem je, abyste mohli začít používat Best Guest co nejrychleji a bez zbytečné administrativy.

Host může registraci dokončit na jakémkoliv zařízení s internetovým prohlížečem, včetně počítače nebo tabletu. Pokud to není možné, může údaje doplnit ubytovatel přímo v administraci Best Guest.

Ano — Best Guest podporuje jak samoobslužné, tak osobní odbavení hostů, takže údaje můžete zkontrolovat společně při příjezdu nebo využít registraci předem online.

Best Guest podporuje rezervace vytvořené přes veřejné rezervační odkazy i vlastní webové stránky. Hostům lze automaticky zaslat registrační formuláře a zahájit proces online check-inu bez ruční práce.