Co toto nastavení udělá

Po dokončení nastavení:

✓ Rezervace vznikne v Guestline ✓ Guestline spustí komunikaci před příjezdem ✓ Host obdrží odkaz na registraci v Best Guest ✓ Host dokončí registraci ✓ Best Guest automaticky zpracuje rezervaci

Není potřeba ruční sběr údajů od hostů.

Co budete potřebovat

Připravte si:

• aktivní účet Guestline
• přístup do Guest Journey
• zapnutou komunikaci s hosty
• účet Best Guest
• veřejný registrační odkaz Best Guest

Příklad:

https://app.bestguestapp.com/l/vas-objekt?channel=guestline

Použijte svůj skutečný registrační odkaz.

Parametr channel=guestline umožňuje Best Guest rozpoznat původ rezervace.

Použijte správný odkaz: každá nabídka — byt, pokoj, stan, karavan nebo jakákoli vaše nejmenší rezervovatelná nabídka — má svůj vlastní jedinečný registrační odkaz. Pokud správujete více nabídek, ověřte, že kopírujete ten správný. Všechny odkazy najdete v Best Guest v sekci Ubytování → [ubytování] → Nabídky → Kopírovat odkaz na nabídku, nebo je získáte v kroku Nabídky během onboardingu.

Důležité: Registrace patří do komunikace před příjezdem

Guestline doporučuje využít komunikaci před příjezdem pro administrativní kroky ještě před samotným check-inem.

Doporučený scénář:

Potvrzení rezervace → pouze potvrzení

2–3 dny před příjezdem → registrace přes Best Guest

Den příjezdu → instrukce k příjezdu

Po odjezdu → poděkování nebo follow-up

Nepřidávejte registraci do potvrzení rezervace.

Krok 1 — Otevřete Guest Journey

V Guestline přejděte do:

Guest Journey
→ Guest Communication

(V některých instalacích může být sekce pojmenována odlišně.)

Zde se nastavuje automatická komunikace s hosty.

Krok 2 — Najděte komunikaci před příjezdem

Vyhledejte komunikační krok, který se odesílá před check-inem.

Doporučený trigger:

Pre-Arrival

Doporučené načasování:

2 dny před příjezdem

Doporučení:

• standardní pobyty → 2–3 dny před příjezdem
• krátké pobyty → 1 den před příjezdem
• rezervace na poslední chvíli → ihned

Krok 3 — Vytvořte registrační zprávu

Název:

Best Guest – Registrace hosta

Příjemce:

Hlavní host

Kanál:

E-mail

Začněte pouze e-mailem.

Další kanály přidejte až po ověření funkčnosti.

Krok 4 — Vložte šablonu zprávy Best Guest

Předmět:

Dokončete prosím online registraci

Text:

Dobrý den {{guest_first_name}},

před příjezdem prosím dokončete online registraci hosta.

Registrace:
[VAS_BEST_GUEST_ODKAZ]?channel=guestline

Vyplnění zabere přibližně 2 minuty.

Dokončení registrace nám pomůže připravit vše pro váš příjezd.

Děkujeme a těšíme se na vaši návštěvu.

Doporučení:

Nechte zprávu zaměřenou pouze na registraci.

Nepřidávejte:

• informace o snídani
• nabídku upgradu
• platební instrukce
• instrukce k ubytování

Krok 5 — Aktivujte a přiřaďte komunikaci

Použijte pro:

Potvrzené rezervace

Volitelně později:

Objekt
Typ pobytu
Segment hostů

Začněte jedním univerzálním scénářem.

Krok 6 — Otestujte celý proces

Vytvořte testovací rezervaci.

Ověřte:

✓ host obdržel registrační zprávu ✓ odkaz funguje ✓ registrace byla dokončena ✓ rezervace se objevila v Best Guest

Otestujte:

• přímou rezervaci
• OTA rezervaci
• otevření e-mailu na mobilu

Doporučení: připomínka jeden den po příjezdu

Best Guest automaticky připomene hlavnímu hostovi, pokud registraci začal, ale nedokončil ji. Pokud host formulář vůbec neotevře, tato automatická připomínka ho nezastihne — proto se vyplatí naplánovat druhou zprávu v Guest Communication, a to 1 den po příjezdu místo před ním, pouze s odkazem:

Dobrý den {{guest_first_name}},

je vše v pořádku? Vyplnili jste všechny formuláře a jsou údaje správné?
Pokud ještě potřebujete něco doplnit nebo změnit, použijte tento odkaz:
https://app.bestguestapp.com/l/vase-nabidka

Doporučený harmonogram komunikace

Potvrzení rezervace → potvrzení

2–3 dny před příjezdem → registrace přes Best Guest

Den příjezdu → instrukce k příjezdu

1 den po příjezdu → připomínka pro hosty, kteří nedokončili registraci

Po odjezdu → poděkování

Řešení problémů

Host nedostal registrační zprávu

Zkontrolujte:

• zapnutou komunikaci
• správné načasování
• vyplněný e-mail hosta
• který systém komunikaci skutečně odesílá

Host dostává duplicitní e-maily

Zkontrolujte, zda neposílá komunikaci zároveň:

• CRM
• PMS
• check-in platforma

Vyberte jeden hlavní systém pro komunikaci.

Registrace byla dokončena, ale rezervace chybí

Zkontrolujte:

• registrační URL
• parametr channel=guestline
• úspěšné odeslání formuláře

Doporučené nastavení pro hotely

1 hotel → jedna registrační automatizace

2–10 hotelů → skupiny objektů

10+ hotelů → centrální správa Guest Journey

Pokročilé nastavení

Po úspěšném spuštění:

✓ personalizace podle typu pobytu ✓ oddělení OTA a přímých rezervací ✓ připomínky pouze nevyplněným registracím ✓ napojení registrace na provozní procesy

Další kroky

• Jak fungují automatické zprávy hostům
• Jak funguje synchronizace iCal
• Související: Mews · SiteMinder · všechny integrace