Beds24 je postavený kolem mocných Auto Actions, což z něj dělá skvělý nástroj pro automatizaci registrace hostů. Best Guest se propojuje dvěma způsoby:

Odhadovaný čas nastavení: 5–10 minut.

Než začnete

  • Aktivní účet Beds24, který už přijímá rezervace
  • Účet Best Guest
  • Registrační odkaz Best Guest, např.
https://app.bestguestapp.com/l/vase-nabidka?channel=beds24

(Použijte svůj skutečný odkaz. ?channel=beds24 zaznamená původ rezervace.)

Použijte správný odkaz: každá nabídka — byt, pokoj, stan, karavan nebo jakákoli vaše nejmenší rezervovatelná nabídka — má svůj vlastní jedinečný registrační odkaz. Pokud správujete více nabídek, ověřte, že kopírujete ten správný. Všechny odkazy najdete v Best Guest v sekci Ubytování → [ubytování] → Nabídky → Kopírovat odkaz na nabídku, nebo je získáte v kroku Nabídky během onboardingu.

Cesta 1 — Auto Action

V Beds24 Message Template definuje obsah a Auto Action definuje kdy/komu/jak se odešle. Nastavíte je jednou pro všechny nabídky a všechny zdroje rezervací.

Krok 1: Vytvořte šablonu zprávy

V Beds24 přidejte novou šablonu zprávy s tímto textem:

Dobrý den {FIRSTNAME},

před příjezdem prosím dokončete online registraci hosta:
https://app.bestguestapp.com/l/vase-nabidka

Zabere to méně než 2 minuty. Těšíme se na vás.

Pro OTA zprávy držte kompatibilitu s prostým textem; pro e-mail můžete přidat HTML.

Krok 2: Vytvořte pravidlo Auto Action

  1. Přejděte na Settings → Guest Management → Auto Actions.
  2. Add Auto Action s názvem „Best Guest Registrace”.
  3. Spouštěč: Check-in, čas spuštění −2 dny (odešle 2 dny před příjezdem).
  4. Poslat ihned, pokud rezervace dorazí po 2 dnech (pokryje pozdní rezervace).
  5. Podmínky rezervace:
    • Zdroj: All (vyhněte se jednomu Auto Action na OTA — Beds24 už je agreguje)
    • Stav: All not cancelled (jen potvrzené a čekající)
  6. Způsob odeslání: Send Message → Booking API / Smart Email.
  7. Provedení: One time only, aby se zabránilo duplicitám.
  8. Odkažte na svou šablonu „Best Guest Registrace”.
  9. Uložte a aktivujte.

Doporučení: připomínka jeden den po příjezdu

Best Guest automaticky připomene hlavnímu hostovi, pokud registraci začal, ale nedokončil ji. Pokud host formulář vůbec neotevře, tato automatická připomínka ho nezastihne — proto se vyplatí naplánovat druhou Auto Action, a to 1 den po příjezdu místo před ním, pouze s odkazem:

Dobrý den {FIRSTNAME},

je vše v pořádku? Vyplnili jste všechny formuláře a jsou údaje správné?
Pokud ještě potřebujete něco doplnit nebo změnit, použijte tento odkaz:
https://app.bestguestapp.com/l/vase-nabidka

Cesta 2 — Synchronizace iCal

Pro import rezervací z Beds24 do funkce Ověření rezervací v Best Guest zkopírujte exportní iCal odkaz nabídky z Beds24 a vložte ho do Best Guest.

Doporučený harmonogram

  • Rezervace potvrzena → jen potvrzení
  • 2 dny před příjezdem → registrační odkaz
  • V den příjezdu → pokyny k přístupu
  • 1 den po příjezdu → připomínka pro hosty, kteří nedokončili registraci
  • Den před odjezdem → připomínka odjezdu

Držte se 3–4 automatických kontaktů před příjezdem.

Řešení potíží

Zpráva se nikdy neodešle — zkontrolujte, že je Auto Action zapnutá, časování spuštění, filtry stavu rezervace a konfiguraci Send Message.

Duplicitní zprávy — pokud běží OTA automatizace i Auto Actions, vyberte jednu hlavní vrstvu.

Rezervace chybí v Best Guest — ověřte URL a ?channel=beds24.

Další kroky