Ubytovatelé zpracovávají při registraci hostů citlivé osobní údaje — jméno, číslo dokladu, státní příslušnost, adresu. GDPR stanovuje pravidla, podle kterých se s těmito údaji smí nakládat, a to bez ohledu na velikost provozu.
Právní základ zpracování
Registrace hostů má hned dva právní základy zpracování: plnění zákonné povinnosti (hlášení do UbyPortu, domovní kniha, poplatek z pobytu) a plnění smlouvy o ubytování. Souhlas hosta proto většinou není potřeba jako hlavní právní základ — je ale vhodné hosta srozumitelně informovat, k čemu jeho údaje slouží.
Minimalizace dat
GDPR vyžaduje sbírat jen ty údaje, které jsou pro daný účel skutečně potřeba. U registrace hostů to v praxi znamená nesbírat nic navíc nad rámec toho, co vyžaduje UbyPort, domovní kniha a poplatek z pobytu.
Doba uchování
Údaje je potřeba uchovávat jen po dobu stanovenou zákonem pro danou evidenci (domovní kniha, evidenční kniha) a poté je bezpečně skartovat nebo anonymizovat. Neomezené uchovávání “pro jistotu” je s GDPR v rozporu.
Práva hostů
Hosté mají právo na přístup ke svým údajům, na jejich opravu a za určitých podmínek na výmaz. Ubytovatel by měl mít jasný proces, jak na takové žádosti reagovat.
Zabezpečení údajů
GDPR vyžaduje přiměřené technické a organizační zabezpečení — typicky šifrování při uložení i přenosu, řízení přístupu podle role a oddělení citlivých údajů od běžného provozu.
Jak to řeší Best Guest
Best Guest je navržen podle principů GDPR od základu — minimalizace dat, řízení přístupu podle role a hostování dat v EU. Podrobný přehled najdete v našem Centru bezpečnosti a důvěry a v článku Jak Best Guest chrání data vašich hostů.
Pouze informativní
Tato stránka slouží pouze pro obecnou informaci a není právním ani daňovým poradenstvím. Sazby, lhůty a osvobození stanoví zákon a obecní vyhlášky a mohou se měnit — aktuální požadavky si vždy ověřte u své obce nebo odborného poradce.