Zásady zpracování osobních údajů pro ubytovatele

Tento dokument popisuje zpracování osobních údajů ubytovatelů (uživatelů, kteří ve Službě spravují své ubytovací zařízení). Pokud jste host — vyplňujete registrační (check-in) formulář nebo si vytváříte vlastní účet Best Guest — platí pro vás samostatné Zásady zpracování osobních údajů pro hosty.

1. Úvod

Společnost Hotel Analytics s.r.o., IČO: 06723756, se sídlem Krakovská 582/23, 110 00 Praha 1, Česká Republika (dále jen “my” nebo “správce”) poskytuje webovou a mobilní službu Best Guest pro efektivní správu registrace hostů a plnění zákonných povinností v oblasti krátkodobých pronájmů. Ochrana vašich osobních údajů je pro nás prioritou. Tyto zásady popisují, jak zpracováváme osobní údaje ubytovatelů v souladu s Obecným nařízením o ochraně osobních údajů (GDPR).

2. Naše role: správce

Ve vztahu k údajům popsaným v tomto dokumentu (účet, fakturace, komunikace, marketing) vystupujeme jako správce osobních údajů.

Ve vztahu k osobním údajům vašich hostů, které shromažďujete prostřednictvím Služby (identifikační údaje, cestovní doklady, údaje o pobytu apod.), jste správcem vy a my vystupujeme jako zpracovatel dle čl. 28 GDPR — viz Zpracovatelská smlouva, Příloha č. 1 Obchodních podmínek pro ubytovatele. Zpracování těchto údajů je popsáno v Zásadách zpracování osobních údajů pro hosty, které doporučujeme zpřístupnit svým hostům.

3. Kategorie zpracovávaných osobních údajů a účely zpracování

Zpracováváme následující kategorie vašich osobních údajů:

  • Účetní údaje (historie plateb, fakturační údaje, IČO) — provoz aplikace, podpora služeb, řešení stížností; právní základ: plnění smlouvy.
  • Kontaktní údaje (e-mail, telefon) — komunikace s uživatelem, podpora, marketing; právní základ: plnění smlouvy; marketing: souhlas.
  • Technické údaje (identifikace zařízení, typ prohlížeče, přihlašovací údaje) — zajištění bezpečnosti služby, detekce zneužití, analýza; právní základ: oprávněný zájem.

4. Právní základy zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme pouze na základě těchto zákonných důvodů:

  • Plnění smlouvy – Zpracování osobních údajů je nezbytné pro plnění smlouvy, jejíž jste smluvní stranou, nebo pro provedení opatření přijatých před uzavřením smlouvy na vaši žádost (např. vytvoření účtu, správa registrace).
  • Zákonná povinnost – Zpracování je nezbytné pro splnění právních povinností, které se na nás vztahují (např. účetní a daňové předpisy).
  • Oprávněný zájem – Zpracování je nezbytné pro účely našich oprávněných zájmů, jako je vylepšování funkčnosti služby, zabezpečení systému nebo vedení záznamů pro právní ochranu, pokud před těmito zájmy nemají přednost vaše zájmy nebo základní práva a svobody.
  • Souhlas – U marketingové komunikace zpracováváme údaje na základě vašeho souhlasu, který můžete kdykoli odvolat.

5. Doba uchovávání osobních údajů

  • Účetní a daňové dokumenty: 10 let (dle zákona o DPH).
  • Údaje o účtu uživatele: doba trvání smlouvy + doba pro uplatňování právních nároků (až 4 roky po ukončení smlouvy).
  • Údaje o souhlasu s marketingem: do odvolání souhlasu.
  • Technické protokoly: maximálně 12 měsíců.

6. Příjemci osobních údajů

Vaše osobní údaje můžeme sdílet s:

  • Společností PayU S.A. (se sídlem ul. Grunwaldzka 186, 60-166 Poznaň, Polsko), která jako samostatný správce zpracovává údaje nezbytné pro zpracování platby platební kartou (zejména platební a identifikační údaje plátce) za účelem úhrady Služby
  • Contabo GmbH (Aschauer Straße 32a, 81549 München, Německo) — hostování a ukládání dat v EU datových centrech
  • Sinch Mailgun — odesílání transaktivních e-mailů

Všichni poskytovatelé třetích stran jsou vázáni smlouvami dle čl. 28 GDPR a zpracovávají data pouze v nezbytně nutném rozsahu. Vaše osobní údaje budou uchovávány pouze na území EU.

7. Zabezpečení osobních údajů

Implementovali jsme technická a organizační opatření k zajištění odpovídající úrovně zabezpečení vašich osobních údajů. Pravidelně tato opatření přezkoumáváme a aktualizujeme v souladu s nejnovějšími bezpečnostními standardy. Podrobnosti jsou dostupné na stránce „Bezpečnost a důvěra” na webu Služby.

Automatizované rozhodování a profilování: Naše společnost neprovádí automatizované individuální rozhodování ani profilování ve smyslu čl. 22 GDPR. Vaše osobní údaje nejsou přenášeny mimo EU.

Webové stránky bestguest.cz používají Plausible Analytics, bez-cookiový nástroj pro měření návštěvnosti, který neukládá soubory cookie a nesbírá osobní údaje — proto se nevyžaduje banner pro souhlas se soubory cookie.

Aplikace Best Guest používá pouze technické úložiště nezbytné pro její provoz (přihlašovací a relační údaje); nepoužívá se žádné reklamní nebo sledovací cookies.

9. Vaše práva jako subjektu údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte následující práva:

  • Právo na přístup k vašim osobním údajům
  • Právo na opravu nepřesných nebo neúplných osobních údajů
  • Právo na výmaz (právo být zapomenut) za podmínek stanovených GDPR
  • Právo na omezení zpracování v případech stanovených GDPR
  • Právo na přenositelnost údajů k jinému správci
  • Právo vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu
  • Právo odvolat souhlas se zpracováním osobních údajů
  • Právo podat stížnost u dozorového úřadu (Úřad pro ochranu osobních údajů)

Uplatnění práva na výmaz — smazání účtu

Svůj účet můžete smazat sami, bez kontaktování podpory, v sekci Nastavení → Zabezpečení administrační aplikace. Po ověření vaší totožnosti (heslem, nebo jednorázovým kódem zaslaným na váš e-mail) je účet okamžitě deaktivován a odhlášen ze všech zařízení a začíná běžet 30denní ochranná lhůta. 7 dní a 1 den před definitivním smazáním vám zašleme připomínkový e-mail; během ochranné lhůty můžete účet kdykoli obnovit — stačí se znovu přihlásit a obnovení potvrdit. Pokud jste jediným vlastníkem pracovního prostoru, potvrzením se zruší aktivní předplatné a prostor bude na konci ochranné lhůty uzavřen.

Po uplynutí ochranné lhůty vaše osobní údaje trvale smažeme nebo anonymizujeme. Údaje, které jsme ze zákona povinni uchovat — zejména účetní doklady — uchováváme po zákonné doby uvedené v článku 5. S dotazy ke smazání účtu se na nás obraťte na privacy@bestguest.cz.

10. Kontaktní údaje

Pro uplatnění vašich práv nebo s jakýmikoli dotazy ohledně zpracování vašich osobních údajů nás můžete kontaktovat na privacy@bestguest.cz.

Pokud se domníváte, že zpracování vašich údajů porušuje GDPR, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů, Pplk. Sochora 27, 170 00 Praha 7, www.uoou.gov.cz.

11. Změny zásad zpracování osobních údajů

Tyto zásady můžeme příležitostně aktualizovat, abychom zohlednili změny v našich postupech nebo právních požadavcích. O významných změnách vás budeme informovat prostřednictvím naší webové stránky nebo e-mailem.

Tyto zásady nabývají účinnosti dne [EFFECTIVE_DATE].