Evidence hostů a domovní kniha: Přehled zákonných požadavků a doporučení
Miroslav Kuťák
7/3/20255 min čtení
Evidenční kniha a domovní kniha v roce 2025
Povinnosti pronajímatelů krátkodobého ubytování v ČR vůči Cizinecké Policii a místním úřadům
Chcete začít ubytovávat, vydělat si nějakou korunu a částečně pokrýt náklady na hypotéku, využít byt nebo dům po příbuzných, nebo chatu na kterou tak často nejezdíte? Kromě provozní stránky vás čeká i spousta papírování.
Jak se v džungli nařízení vyznat vám částečně pomůžeme v tomto článku, a na všechno ostatní se nás můžete zeptat.
Pokud v České republice krátkodobě pronajímáte byt nebo pokoj, chatu, celou nemovitost, ať už přes Airbnb, Booking.com, nebo napřímo, nebo pokud provozujete penzion nebo hotel, máte povinnost vedení tzv. domovní knihy a evidenční knihy.
V tomto článku vám přehledně vysvětlíme, co musíte evidovat, komu předávat údaje a jak to udělat v souladu s platnými právními předpisy.
Právním základem je § 100 zákona č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců a zákon č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích. Dále pak místní vyhlášky, které upravují výběr místních poplatků.
1. Co je domovní kniha
Domovní kniha je záznam o osobách ubytovaných v daném objektu pro účel evidence cizinců.
S vedením domovní knihy úzce souvisí i ohlašovací povinnost ubytovaných cizinců na cizinecké policii, jak si ukážeme později.
Povinnost ji vést mají všichni poskytovatelé ubytovacích služeb, tedy i ti, kteří pronajímají nemovitosti na dobu kratší než 60 dní.
2. Co je evidenční kniha
Evidenční knihu má ubytovatel povinnost vést za účelem správného placení ubytovacího poplatku. Evidenční kniha je podklad k výpočtu ubytovacího poplatku a je nezbytné ji mít k dispozici při kontrole z místního úřadu.
3. Evidence hostů: Co se musí zaznamenat
Do domovní knihy musíte zapsat následující údaje (viz § 100 odst. 2 zák. č. 326/1999 Sb., o pobytu cizinců):
Jméno a příjmení hosta
Datum narození
Státní příslušnost
číslo cestovního dokladu nebo OP (případně vízový štítek)
Datum příjezdu a odjezdu
Účel pobytu (např. rekreace, služební cesta)
Do evidenční knihy musíte zapsat následující údaje (viz §3g zák. č. 565/1990 Sb., o místních poplatcích):
Jméno a příjmení hosta
Adresa místa přihlášení (residenční adresa v zahraničí)
Datum narození
Číslo a druh průkazu totožnosti
Datum příjezdu a odjezdu
Výše vybraného poplatku nebo důvod osvobození od poplatku
Můžete si všimnout, že se data překrývají. V domovní knize je navíc státní příslušnost a účel pobytu, v evidenční knize je navíc residenční adresa a výše vybraného poplatku.
V praxi se nejběžněji používá jednotný formulář, který vyplní všichni hosté a který obsahuje všechny položky. Z hlediska GDPR ale informace získané takto "navíc" není možné požadovat po hostech bez jejich souhlasu, který mají v budoucnu právo odebrat.
4. Domovní kniha: papírově nebo elektronicky?
Zákon nepředepisuje formu. Můžete:
Použít papírovou domovní knihu (např. sešit s kolonkami)
Vést elektronickou tabulku nebo použít specializovaný software
Důležité je, aby kniha byla přístupná pro případnou kontrolu.
5. Kdy musíte hlásit cizince cizinecké policii
Pokud ubytujete cizince (tj. osobu bez trvalého pobytu v ČR), musíte jej nahlásit do 3 pracovních dnů ode dne příjezdu.
Jak hlásit:
Online přes portál Ubyport
Přímo u příslušné cizinecké policie
Povinnost se nevztahuje na občany ČR, a na občany EU, EHP a Švýcarska s trvalým pobytem v ČR, viz § 100 odst. 3 a § 102 odst. 3.
6. GDPR a ochrana osobních údajů hostů
Při vedení domovní knihy je ubytovatel správcem osobních údajů ve smyslu Nařízení (EU) 2016/679 (GDPR). Právním důvodem zpracování je „plnění zákonné povinnosti“ (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR).
Doporučení:
Údaje uchovávejte zabezpečeně (hesla, zamčené šanony).
Přístup k údajům by měl mít pouze ubytovatel, za zneužití osobních údajů nesete právní zodpovědnost.
Nelze používat získané údaje k marketingovým účelům bez souhlasu ubytovaných.
Poskytněte hostům informaci o zpracování (např. leták nebo větu v potvrzení rezervace).
7. Sankce, inspekce a časté chyby
Cizinecká policie:
Pokuta až 50 000 Kč za nesplnění ohlašovací povinnosti
Kontroly provádí policie a živnostenské úřady
Místní úřad:
Pokuta až 500 000 Kč za nesplnění ohlašovací povinnosti
Nejčastější chyby:
Nevedení domovní knihy
Nehlášení cizinců
Nezabezpečené uchovávání údajů
8. Často kladené dotazy (FAQ)
Musím vést domovní knihu i když pronajímám jen část roku?
Ano, platí pro všechny krátkodobé ubytovatele. Pokud na Silvestra pronajmete chatu, můžete si přijít na slušné peníze, ale zároveň byste měli odvést ubytovací poplatek příslušné obci a nahlásit cizince (i Slováky).
Musím evidovat České hosty?
Ano, ale nenahlašujete je cizinecké policii. Zapíšete je kvůli placení ubytovacího poplatku do Evidenční knihy.
Potřebuji souhlas hosta k zpracování údajů?
Ne, v rámci GDPR je souhlas nahrazen zákonnou povinností.
Jak dlouho musím údaje archivovat?
Podle českých zákonů 6 let. GDPR zase ukládá povinnost likvidovat údaje, na které nemáte oprávnění. Takže ty starší údaje nejenže nemusíte udržovat, ale vlastně ani nesmíte.
Musím evidovat i svou rodinu a známé, co u mě přespávají?
Nemusíte. Na cizinecké policii není potřeba hlásit "osoby blízké", což je překvapivě široký pojem. Dle občanského zákoníku jsou to přímí příbuzní, sourozenci, manželé a registrovaní partneři, ale i všichni ostatní, kteří by brali újmu druhého jako újmu vlastní. Ubytovací poplatek a jeho evidence se vztahuje na úplatný pobyt, takže tam také není důvod sepisovat formuláře, pokud tedy nevybíráte za ubytování peníze. V praxi to znamená, že když někdo ubytovává svatebčany na svatbu příbuzného, tak je nehlásí a zákon na to pamatuje.
10. Doporučení pro praxi
Zjišťujte vždy aktuální stav obecní vyhlášky pro vedení evidence ČR hostů.
U cizinců odepisujte údaje přímo z předloženého originálního dokladu.
Využívejte moderní hotelové/evidenční systémy, které umožňují transparentní, auditovatelný a zálohovaný záznam.
Plňte důsledně ohlašovací povinnost do 3 pracovních dnů ode dne ubytování cizince.
Chraňte osobní údaje před neoprávněným přístupem a informujte hosty o zpracování jejich údajů.
Uchovávejte domovní knihu a evidenci v souladu s požadovanými lhůtami (cizinci – 6 let po skončení pobytu; místní poplatek – dle lokální vyhlášky).
Buďte připraveni na kontrolu ze strany Policie ČR nebo správce místního poplatku.
Vést domovní knihu a evidovat hosty je povinnost, která se týká i malých pronajímatelů a jednotlivců. Zákony v ČR jsou v tomto ohledu jasné a za nedodržení hrozí sankce.
